Microsoft Outlook से ईमेल निकालना आपके खाते के अवरुद्ध या खोए जाने की स्थिति में उन्हें किसी भी क्षति से बचाने में मदद करेगा। यह पहला कारण है कि लोग स्थानीय ईमेल प्रतियां बनाते हैं। उन्हें पीडीएफ में बदलकर, आप ऑनलाइन देखने या साझा करने के लिए एक आदर्श संदेश सूची बनाएंगे। ऐसी फ़ाइलों की सामग्री को संपादित करना असंभव है, और आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आपका मेल इतिहास मूल संस्करण में बना रहेगा।
इसके अलावा, Total Outlook Converter का उपयोग करके आप ईमेल के साथ एक गैर-खोज योग्य पीडीएफ संस्करण बना सकते हैं। यह उपयोगकर्ताओं के लिए एक आदर्श विकल्प है जो सुरक्षा के बारे में ध्यान रखते हैं या गैर-खोज योग्य प्रतियों का उपयोग करने के लिए कॉर्पोरेट नियम हैं। इसके अतिरिक्त, पीडीएफ गुणों को दस्तावेज़ के लिए लेखन को निर्दिष्ट करने के लिए सेटअप किया जा सकता है।
ईमेल को पीडीएफ में बदलने के दो तरीके हो सकते हैं:
प्रत्येक संदेश को एक अलग दस्तावेज़ में बदलना
चयनित सभी संदेशों को एक ही फ़ाइल में बदलना
प्रोग्राम बैच संदेश प्रक्रिया का समर्थन करता है और कनवर्ज़न के दौरान उन्हें संयोजित करने या अलग-अलग करने का विकल्प प्रदान करता है। एक आउटपुट फ़ाइल बनाना भंडारण के लिए अधिक आरामदायक है, क्योंकि आप सैकड़ों ईमेल प्रतियों में खो नहीं जाएंगे। अलग पीडीएफ में ईमेल बदलना विभिन्न ईमेल्स तक पहुँच को सीमित करने की दृष्टि से बेहतर है। किसी भी मामले में आप उन सभी चुने गए स्रोत संदेशों के लिए उपयोग किए जाने वाले सेटिंग्स को निर्दिष्ट करते हैं।
गैर-खोज योग्य ईमेल की पीडीएफ प्रतिलिपि बनाने के लिए, आपको सेटिंग्स विज़ार्ड में डॉक्यूमेंट > गुणों पर जाने और वहां "गैर-खोज योग्य दस्तावेज़" विकल्प पर टिक करना होगा। बाकी सेटिंग्स भविष्य की प्रतियों के फॉर्मेटिंग को परिभाषित करेंगी। आप हेडर या फूटर को संपादित कर सकते हैं, पृष्ठ प्रारूप बदल सकते हैं, आदि।
Total Outlook Converter को कमांड लाइन से भी चलाया जा सकता है। एक आदेश सभी आपके इनबॉक्स को गैर-खोज योग्य पीडीएफ फ़ाइल में बदलने के लिए पर्याप्त है। प्रोग्राम के सहायता मेनू में सभी कमांड लाइन पैरामीटर सूचीबद्ध हैं।
आप इस ईमेल कनवर्टर को पंजीकरण के बिना आज़मा सकते हैं, यह परीक्षण संस्करण में यहां उपलब्ध है।
