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File ConvertersDevi condividere registrazioni email con una parte esterna ma non vuoi che il testo possa essere copiato, indicizzato dai motori di ricerca o elaborato da strumenti di text-mining. Un PDF standard memorizza il testo come caratteri selezionabili — chiunque può copiare e incollare il contenuto o effettuare una ricerca full-text. Un PDF non ricercabile visualizza ogni pagina come un'immagine, quindi il testo è visibile ma non può essere selezionato, copiato o trovato dagli strumenti di ricerca. Total Outlook Converter legge i file PST di Outlook e converte le email in PDF non ricercabile in batch — un'email per file o tutte le email unite in un unico documento.
Il testo è memorizzato come caratteri Unicode. Puoi selezionare il testo, copiarlo negli appunti, usare Ctrl+F per cercare nel documento, e gli strumenti di indicizzazione full-text (Google Desktop, Windows Search, software di e-discovery) possono leggere ogni parola. Questo è il formato di output predefinito della maggior parte dei creatori di PDF.
Rischio: Il destinatario può copiare il contenuto dell'email in altri documenti, inoltrare estratti di testo o eseguire l'estrazione automatica dei dati su centinaia di file contemporaneamente.
Ogni pagina è visualizzata come un'immagine raster (come un documento scansionato). Il testo è leggibile visivamente ma non può essere selezionato, copiato o trovato dalla ricerca. I visualizzatori PDF mostrano il contenuto come un livello immagine piatto senza dati di caratteri sottostanti.
Vantaggio: Il contenuto è protetto dalla copia casuale, dal text mining e dall'indicizzazione automatica. L'email è leggibile da un essere umano ma non da una macchina.
Avvia Total Outlook Converter. Il pannello sinistro mostra le cartelle di Outlook dal tuo file PST predefinito: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Posta eliminata e qualsiasi cartella personalizzata. Per aprire un file PST diverso, usa File → Apri PST.
Clicca su una cartella (ad es. Posta in arrivo). L'elenco delle email mostra Mittente, Oggetto, Data e un'anteprima del corpo del messaggio. Spunta le email che vuoi convertire. Clicca Seleziona tutto per selezionare ogni messaggio nella cartella.
Clicca il pulsante PDF nella barra degli strumenti. Si apre la procedura guidata di conversione con diverse schede:
Vai alla scheda Documento → Proprietà. Seleziona la casella Documento non ricercabile. Questo indica al convertitore di visualizzare ogni pagina come un'immagine invece di memorizzare testo selezionabile. Puoi anche compilare i campi Autore, Creatore, Parole chiave, Oggetto e Titolo per i metadati del PDF.
Premi Avvia. Total Outlook Converter legge ogni email dal file PST, la visualizza come una pagina PDF basata su immagini e scrive il file di output. Una barra di avanzamento mostra lo stato. Il risultato è un set di file PDF non ricercabili — leggibili da qualsiasi visualizzatore PDF ma resistenti all'estrazione del testo.
Total Outlook Converter include un'interfaccia a riga di comando per l'elaborazione automatica:
OutlookConverter.exe "C:\Mail\archive.pst" -cPDF -dNonSearchable -o "C:\Output\"
Parametri: percorso del file PST, -cPDF imposta il formato di destinazione, -dNonSearchable attiva la visualizzazione basata su immagini, -o specifica la cartella di output. Salva il tutto in un file .bat e pianificalo con l'Utilità di pianificazione di Windows. Automatizza l'archiviazione mensile delle email in PDF non ricercabile senza aprire l'interfaccia grafica.
| Modalità | Output | Ideale per |
|---|---|---|
| Un PDF per email | File separato per ogni email | Condivisione email singola, controllo accesso per messaggio |
| Tutte le email in un PDF | File singolo con tutti i messaggi | Archivio cartella completo, depositi in tribunale, fascicoli di audit |
| PDF ricercabile | PDF basato su testo (predefinito) | Archivi interni dove serve la ricerca testuale |
| PDF non ricercabile | PDF basato su immagini | Condivisione esterna, distribuzione sensibile alla sicurezza |
| Funzionalità | PDF standard (ricercabile) | PDF non ricercabile |
|---|---|---|
| Selezione testo (Ctrl+A) | Sì — tutto il testo è selezionabile | No — contenuto visualizzato come immagine |
| Copia-incolla | Sì | No |
| Ricerca full-text (Ctrl+F) | Sì | No |
| Indicizzato da motori di ricerca / e-discovery | Sì | No |
| Leggibile dall'uomo | Sì | Sì — visivamente identico |
| Modificabile negli editor PDF | Il testo può essere cambiato | Nessun livello di testo da modificare |
| Dimensione file | Più piccola (basata su testo) | Più grande (basata su immagini) |
| Adatto alla condivisione esterna | Rischio più elevato | Rischio più basso |
Total Outlook Converter apre i file PST senza richiedere che Microsoft Outlook sia in esecuzione. Puntalo su qualsiasi file PST — attivo o archiviato — e sfoglia la struttura delle cartelle, visualizza l'anteprima dei messaggi e seleziona le email per la conversione.
Seleziona 10 email o 10.000. Il convertitore elabora l'intero batch con le stesse impostazioni. Non è necessario aprire ogni email singolarmente. Unisci tutti i messaggi in un PDF o crea file separati — a tua scelta.
Scegli esattamente quali campi appaiono nell'output: Da, A, CC, CCN, Data, Oggetto, Corpo e Allegati. Nascondi i campi che non vuoi nel documento esportato. Imposta intestazioni e piè di pagina personalizzati con numeri di pagina, date o branding aziendale.
Gli allegati email possono essere incorporati nel PDF, salvati come file separati accanto al PDF o esclusi completamente. Le immagini inline sono visualizzate come parte del corpo dell'email.
Total Outlook Converter esporta le email anche in formato DOC, HTML, XHTML, TXT, TIFF, JPEG, EML e MSG. Cambia il formato di destinazione con un clic. L'opzione non ricercabile è disponibile per l'output PDF.
Scarica la versione di prova gratuita di 30 giorni — non servono email né carta di credito. Una licenza personale costa $49.90 e include un anno di aggiornamenti gratuiti. Funziona su Windows 7/8/10/11.
Scarica la versione di prova Acquista licenza — $49.90
"I revisori esterni richiedono prove email ogni trimestre. La nostra politica richiede che tutte le esportazioni siano non ricercabili per impedire l'indicizzazione del contenuto in sistemi di terze parti. Total Outlook Converter gestisce l'intera Posta in arrivo — più di 2.000 email — in un unico batch. Basta una spunta sulla casella non ricercabile. Esattamente ciò di cui avevamo bisogno."
Richard Donovan Responsabile conformità, Servizi finanziari
"Produciamo registrazioni email per la discovery. La controparte riceve PDF non ricercabili in modo che non possa eseguire l'estrazione automatica del testo su migliaia di pagine. Total Outlook Converter unisce le email per custode in un unico file, aggiunge numeri di pagina nel piè di pagina e le contrassegna come non ricercabili. Fa risparmiare ore al nostro team di supporto al contenzioso per ogni caso."
Catherine Alvarez Assistente legale, Studio legale aziendale
"Quando condividiamo email di progetto con i subappaltatori, il PDF non ricercabile è obbligatorio secondo la nostra politica di proprietà intellettuale. La modalità a riga di comando mi permette di automatizzare la conversione per cartelle PST specifiche secondo una pianificazione. Le dimensioni dei file sono maggiori rispetto ai PDF normali, ma il compromesso vale la protezione ottenuta."
Niels Brouwer Responsabile sicurezza IT, Studio di ingegneria
Scarica la versione di prova e converti i tuoi file in pochi minuti.
Non è richiesta carta di credito o email.
