So drucken Sie E-Mails aus einer PST-Datei ohne Outlook

Sie haben eine alte PST-Datei mit E-Mails, die Sie ausdrucken müssen, aber Microsoft Outlook ist auf diesem Rechner nicht installiert. Die PST-Datei nur zum Drucken einiger Nachrichten in einen Mail-Client zu importieren, ist übertrieben. CoolUtils Outlook Viewer ist ein kostenloses Windows-Programm, das jede PST-Datei öffnet, Sie alle E-Mails darin durchsuchen und lesen lässt und ausgewählte Nachrichten druckt — einzeln oder im Stapel — ohne Outlook oder einen anderen Mail-Client.

Warum Sie eine PST-Datei nicht einfach öffnen können

Eine PST-Datei (Personal Storage Table) ist ein proprietäres Microsoft-Format, das E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben in einem einzigen binären Container speichert. Windows verfügt über keinen integrierten PST-Reader. Ein Doppelklick auf eine PST-Datei öffnet nichts, es sei denn, Outlook ist installiert. Selbst wenn Outlook verfügbar ist, verändert das Importieren einer großen PST-Datei deren internen Zustand und kann zu Konflikten mit bestehenden Mail-Profilen führen. Ein dedizierter Viewer vermeidet all diese Probleme: Er öffnet die PST-Datei schreibgeschützt, zeigt deren Inhalte an und ermöglicht das Drucken, ohne etwas zu verändern.

So drucken Sie E-Mails aus einer PST-Datei — Schritt für Schritt

Schritt 1. Herunterladen und installieren

Laden Sie den CoolUtils Outlook Viewer über den obigen Link herunter. Das Installationsprogramm ist unter 15 MB groß. Die Installation dauert weniger als eine Minute und erfordert kein Microsoft Outlook auf dem Rechner.

Schritt 2. Die PST-Datei öffnen

Starten Sie Outlook Viewer. Das Programm fordert Sie auf, eine PST-Datei auszuwählen. Navigieren Sie zur PST-Datei auf Ihrer Festplatte, Ihrem USB-Stick oder Netzlaufwerk. Der Viewer liest die Datei im schreibgeschützten Modus — er verändert die PST-Datei in keiner Weise.

Schritt 3. Ordner und E-Mails durchsuchen

Der Ordnerbaum auf der linken Seite zeigt die ursprüngliche Outlook-Ordnerstruktur: Posteingang, Gesendete Elemente, Entwürfe, Gelöschte Elemente und alle benutzerdefinierten Ordner, die der Benutzer erstellt hat. Klicken Sie auf einen Ordner, um dessen Nachrichten anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Nachricht, um deren Inhalt in der Vorschau anzuzeigen — wechseln Sie zwischen Text-, HTML- und Header-Ansicht.

Schritt 4. E-Mails zum Drucken auswählen

Klicken Sie auf eine einzelne E-Mail, um eine Nachricht zu drucken. Halten Sie Strg gedrückt und klicken Sie auf mehrere Nachrichten für die Stapelauswahl. Drücken Sie Strg+A, um alle E-Mails im aktuellen Ordner auszuwählen. Outlook Viewer unterstützt Stapeldruck — alle ausgewählten Nachrichten werden in einem Vorgang an den Drucker gesendet.

Schritt 5. Druckeinstellungen öffnen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste. Der Druckdialog öffnet sich und zeigt eine Vorschau der Seiten. Konfigurieren Sie die Einstellungen:

• Drucker — wählen Sie einen beliebigen installierten Drucker (physisch oder virtuell, einschließlich PDF-Drucker)
• Seitenbereich — alle Seiten drucken oder bestimmte Seitenzahlen auswählen
• Papierformat — A4, Letter, Legal oder ein anderes benutzerdefiniertes Format, das Ihr Drucker unterstützt
• Ausrichtung — Hochformat (Standard) oder Querformat für breite E-Mails mit Tabellen

Schritt 6. Drucken

Klicken Sie auf Drucken, um die ausgewählten E-Mails an den Drucker zu senden. Jede E-Mail wird als separates Dokument gedruckt. Der Ausdruck enthält Absender, Empfänger, Betreff, Datum und den vollständigen Nachrichtentext. Anhänge werden aufgelistet, aber standardmäßig nicht gedruckt — öffnen Sie sie bei Bedarf separat.

Einzeldruck vs. Stapeldruck

Was kann Outlook Viewer noch?

Drucken ist nicht der einzige Grund, Outlook Viewer zu verwenden. Das Programm bietet auch:

PST nach EML konvertieren

Exportieren Sie ausgewählte E-Mails aus der PST-Datei in einzelne EML-Dateien. EML ist ein offener Standard (RFC 5322), der von Mozilla Thunderbird, Windows Mail, Apple Mail und den meisten E-Mail-Clients unterstützt wird. Verschieben Sie E-Mails aus einem alten Outlook-Archiv in ein beliebiges anderes E-Mail-Programm.

E-Mail-Berichte erstellen

Erstellen Sie einen strukturierten Bericht, der alle E-Mails mit Spalten auflistet: Absender, Betreff, An, CC, BCC, Sendedatum, Empfangsdatum. Exportieren Sie den Bericht zur Dokumentation oder für Compliance-Audits.

OST-Dateien öffnen

Outlook Viewer öffnet neben PST-Dateien auch OST-Dateien (Offline Storage Table). Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und Sie nur eine OST-Datei aus dem zwischengespeicherten Exchange-Postfach haben, liest Outlook Viewer diese ohne Exchange-Server-Verbindung.

Sortieren und Suchen

Sortieren Sie E-Mails nach beliebigen Spalten — Absender, Datum, Betreff, Empfänger. Blättern Sie durch Tausende von Nachrichten und finden Sie die gewünschte, ohne die PST in einen Mail-Client zu importieren.

Alternativen zum Drucken: Warum aus PST drucken?

Wann müssen Sie E-Mails aus einer PST-Datei drucken?

• Gerichtliche Beweisaufnahme — Anwälte benötigen gedruckte Kopien der E-Mail-Korrespondenz für Gerichtsverfahren. Exportieren Sie eine PST vom Unternehmens-Mailserver, öffnen Sie sie im Outlook Viewer und drucken Sie die relevanten Nachrichten.
• Compliance-Audits — Prüfer benötigen gedruckte E-Mail-Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum. Wählen Sie die Nachrichten aus, drucken Sie sie im Stapel und legen Sie die Ausdrucke ab.
• Mitarbeiter-Offboarding — ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und sein Postfach wird als PST exportiert. Die Personalabteilung muss bestimmte E-Mails vor der Archivierung drucken. Keine Outlook-Lizenz am HR-Arbeitsplatz erforderlich.
• Alte E-Mail-Archive — Sie haben vor Jahren von Outlook auf einen anderen E-Mail-Client gewechselt, aber PST-Backups aufbewahrt. Jetzt müssen Sie einen Vertrag oder eine Rechnung aus diesen alten E-Mails drucken.
• Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze — ein Empfangstresen oder eine Druckstation ohne installiertes Outlook. Öffnen Sie die PST mit dem kostenlosen Viewer und drucken Sie, was Sie brauchen.

CoolUtils Outlook Viewer ist 100% kostenlos für den privaten, Bildungs- und gemeinnützigen Gebrauch. Keine Werbung, keine Registrierung, keine Zeitbeschränkung. Kommerzielle Lizenz: 99 $ für Einzelnutzer. Funktioniert unter Windows 7/8/10/11.

Kostenlosen Outlook Viewer herunterladen Kommerzielle Lizenz — 99 $

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