Het extraheren van e-mails uit Microsoft Outlook zal helpen ze te beschermen tegen schade als je account wordt geblokkeerd of verloren gaat. Dit is de eerste reden waarom mensen lokale e-mailkopieën maken. Door ze naar PDF te converteren, maak je een perfecte berichtenlijst voor weergave of online delen. Het bewerken van de inhoud van dergelijke bestanden is onmogelijk, en je kunt er zeker van zijn dat je e-mailgeschiedenis in de originele versie blijft.
Bovendien kun je met Total Outlook Converter een niet-doorzoekbare PDF-versie met e-mails maken. Dit is een perfecte variant voor gebruikers die om veiligheid geven of bedrijfsregels hebben voor het gebruik van niet-doorzoekbare kopieën. Daarnaast kunnen PDF-eigenschappen worden ingesteld om het auteurschap van het document te specificeren.
Het converteren van e-mails naar PDF kan op twee manieren:
Elke boodschap converteren naar een apart document
Alle geselecteerde berichten naar één enkel bestand converteren
Het programma ondersteunt batchverwerking van berichten en biedt de mogelijkheid om ze te combineren of te scheiden tijdens de conversie. Eén uitvoerbestand maken is comfortabeler voor opslag, omdat je niet verdwaalt in honderden e-mailkopieën. Het converteren van e-mails naar een aparte PDF is beter in termen van het beperken van toegang tot verschillende e-mails. In elk geval specificeer je instellingen die worden gebruikt voor alle geselecteerde bronberichten.
Om een niet-doorzoekbare PDF-kopie van e-mails te maken, ga je naar Document > Eigenschappen in de instellingenwizard en vink je daar de optie "Niet-doorzoekbaar document" aan. De rest van de instellingen bepalen de opmaak van de toekomstige kopieën. Je kunt de kop- of voettekst bewerken, het paginavormaat wijzigen, enz.
Total Outlook Converter kan ook vanaf de opdrachtregel worden uitgevoerd. Eén opdracht is voldoende om je hele inbox naar een niet-doorzoekbare PDF te converteren. Alle opdrachtregelparameters staan vermeld in het helpmenu van het programma.
Je kunt deze e-mailconverter uitproberen zonder registratie, het is in een proefversie hier beschikbaar.
